摘要：
成功的商务写作，需要从“作者逻辑”切换到“读者逻辑”，面向“甲方读者”制造双向沟通的幻觉
#本文由作者授权发布，未经作者许可，禁止转载，不代表IPRdaily立场#
来源：IPRdaily中文网（iprdaily.cn）
作者：张艳 科慧远咨询
原标题：IP咨询顾问的商务写作经（下）
商务写作的本质是——面向“甲方读者”的单向沟通。成功的商务写作，需要从“作者逻辑”切换到“读者逻辑”，面向“甲方读者”制造双向沟通的幻觉。IPRdaily已发布过“IP咨询顾问的商务写作经（上）（点击标题，查看全文）”，本文为IP咨询顾问的商务写作经（下）。
目 录
STEP 3:设定结构
STEP 4:写好“序言”
STEP 5:组织段落
STEP 6:打造质感
03、设定结构
搭建清晰的结构，能够让读者快速掌握写作思路，理解文档要点。那么，有人可能会问，作为职场菜鸟，怎么才能快速建立适宜的结构呢？
最简便的办法——遵循公司或前辈的成功“套路”。以我所在的IP咨询机构来说，公司每年承担大量的咨询项目，可“套路”的文档结构很多，如下面的三张图分别给出了项目建议书、专利侵权风险分析报告和科技创新类项目总结报告的一级结构。一般来说，对于新人，一级结构不要轻易创新，直接遵循模板是最有效的方式，把精力重点放在体现客户个性化需求的内容上更有意义。
搭好大结构，接下来是写到哪儿算哪儿，还是初步规划一下文档的体量。我的个人习惯是，初步规划文档体量，并考虑各部分之间的结构平衡。
看看下面这张图，相同的身高、体重，不同的分布比例，视觉效果的差异是不是很大？至于肌肉和脂肪的差异，后面再讲。
下表以WORD文档为例，给出了不同长度报告的结构安排示例。
用两条规则总结“STEP3：设定结构”的要点：
Rule 2: 大结构用套路
Rule 3: 结构平衡
04、写好“序言”
前面我们提到，商务写作的本质是面向“甲方读者”的单向沟通，单向意味着读者想看就看，不想看就不看。为了吸引读者认真阅读，GET到我们想要传递的价值，再怎么强调开篇的重要性都不为过。
如何写出引人入胜的“序言”，《金字塔原理》同样介绍了一个经典模型——SCQA模型。
Situation情境——读者肯定认同的事实，取得信任，常以此为切入点；
Conflict冲突——读者面临的问题/困惑/隐患/机遇；
Question问题——如何解决问题，如何抓住机遇；
Answer答案——引出文章/报告主旨。
2012年3月，我们受客户委托开展国内大数据领域的专利分析。当时，大数据处于向各行业渗透的初期，不少行业意识到大数据应用是趋势，但对大数据的了解有限，这也是客户委托原因所在。经过3个多月的检索分析工作，项目组于5月初完成了报告初稿。
初稿的第一段话如下：
本报告的目的是分析国内大数据领域的专利布局态势，具体通过分析专利申请趋势、技术分布、研发热点、主要研究机构和发明人等信息，为大数据领域的技术研发和专利布局提供参考。
看到这个中规中矩、不痛不痒的开头，我感觉即便做了大量扎实的检索分析工作，这份报告也难以给客户留下深刻印象，甚至可能读了开头就想放弃。如何找到一个具有吸引力的情境，引导客户耐心阅读相对枯燥的专利分析报告？事实上，在项目实施过程中，项目组检索到美国白宫当年3月刚发布了“大数据研究和发展倡议”，为什么不把这则消息作为开篇的情境？于是，报告终稿的第一段话变成了：
2012年3月29日，美国白宫发布了“大数据研究和发展倡议（Big Data Research and Development Initiative）”，以此来推进从大量的、复杂的数据集合中获取知识和洞见的能力。该倡议涉及联邦政府的六个部门（美国国家科学基金（NSF）、美国国家卫生研究院（NIH）、美国能源部（DOE）、美国国防部（DOD）、美国国防部高级研究计划局（DARPA）、美国地质勘探局（USGS））。这些部门承诺将投资总共超过两亿美元，来大力推动和改善与大数据相关的收集、组织和分析工具及技术。
所以说，万事开头难，商务写作的第4条规则：
Rule 4: 开篇须“抓人”
05
组织段落
组织段落的黄金法则是MECE（Mutually Exclusive/Collectively Exhaustive）原则。
相互之间可并列；
相互之间不重叠；
整体而言无遗漏。
笔者更倾向于认为MECE是一种分析方法，不仅适用于商务写作段落组织中的分组，在专利布局中的技术体系分解等工作中同样适用。网上关于MECE方法的介绍很多，大家可以自行学习和练习。
组织段落的核心在于利用MECE方法，找到段落组织的逻辑基础，例如，基于因果关系、时序关系、结构关系、重要程度等等，因此，段落组织能力非常考验对专业内容的全盘掌握和分组归纳的能力。
具体开始分段论述前，简单的总括句能够让读者清晰明了即将讲述的内容，但应注意在总括句中明确“合理上位”后的要点，举例说明：
政府文件中，“要点+阐述”的段落论述形式非常常见。在咨询报告中，段落论述也推荐采用“要点+阐述”方式，即先阐明本段要点，再具体论述。根据段落长度，要点可以是一句话，也可以是短语。
例1
要点是一句话
创新能力和竞争力明显提高，形成全球产业发展新高地。攻克一批关键核心技术，发明专利拥有量年均增速达到15%以上，建成一批重大产业技术创新平台，产业创新能力跻身世界前列，在若干重要领域形成先发优势，产品质量明显提升。节能环保、新能源、生物等领域新产品和新服务的可及性大幅提升。知识产权保护更加严格，激励创新的政策法规更加健全。
摘自：《“十三五”国家战略性新兴产业发展规划》
例2
要点是短语
3.逐步建立职务科技成果披露制度。高校应从源头上加强对科技创新成果的管理与服务，逐步建立完善职务科技成果披露制度。科研人员应主动、及时向所在高校进行职务科技成果披露。高校要提高科研人员从事创新创业的法律风险意识，引导科研人员依法开展科技成果转移转化活动，切实保障高校合法权益。未经单位允许，任何人不得利用职务科技成果从事创办企业等行为。涉密职务科技成果的披露要严格遵守保密有关规定。
摘自：《关于提升高等学校专利质量促进转化运用的若干意见》
Tips
自己厘清内在逻辑，让读者理解你的逻辑，“序言+子结构”的方式依然有效；
每一段话中，采用“要点+阐述”的方式永不犯错；
阐述原因，建议举措等，至少3点，不超过“7”；
整齐的结构很讨好；
不好归纳的时候，不要忘记有一种分类叫“其他”。
同样，用一条写法规则来总结商务写作的步骤5：
Rule 5：应用逻辑顺序，分组归纳
06、打造质感
在戴素老师的课程中，提到语言的质感，我很喜欢这个说法。必须声明一下，为了让文章读起来比较轻松，本文的语言采用了“嘚啵”风，没什么质感（流汗ing）。
结合IP顾问的工作性质，我更想强调带给读者的专业感。也就是说，当读者阅读时，能感到作者很专业。
如何才能打造专业感？
答：采用最精炼的语句，准确表达尽可能多的信息。前半句强调如果能一个字说清，绝不用两个字；后半句强调表述准确，信息丰富。
我们先来说说后半句的事。
信息丰富不靠辞藻堆砌，要靠数字、事实、细节等“言之有物”的内容。商务写作中有个说法：只用形容词而不给事实，是糊弄。对此，我深以为然。
看看下面的两个例子。
例1
准备拜访客户的预约邮件
A：我想下周一去您公司拜访一下，好吗？我们的面谈将会很高效且富有成果。
B：我想下周一去您公司拜访，可否？大约占您30分钟，交流如下三个话题……
分析：A表述中的有效信息仅包含希望拜访的大致时间，然后是一厢情愿的面谈效果预期，对于受访者的决策毫无帮助。B表述带给受访者的有效信息明显增多，尤其是受访者最为关注的访谈时长和交流主题，这两方面的信息直接有助于受访者决策是否有意愿、有时间接受拜访。
例2
专利工程师的工作小结
A：2019年工作受领导肯定，受到同事好评。
B：2019年工作业绩突出，在知识产权和法务部的年度绩效评估中排名居首。
分析：A表述中，尽管提及“领导肯定”、“同事好评”，但因缺乏事实和数据支撑显得自说自话；B表述通过数据说话，工作业绩突出的总结显得有理有据。
再来说说前半句的要求——语音的精炼。
还记得前面讲结构平衡的时候那张图吗？肌肉男和大肚腩，脂肪和肌肉带来的“质感”，差异还是巨大的。每次看到下面这张图，都会激起我下楼跑步的冲动。
乔治·奥威尔（George Orwell）所著的《政治与英语》中，提到了英文写作的六条基本规则，下面两条同样适用中文商务写作。
如果一个字能说清，不要用两个字。
但凡一个字能删掉，一定要删掉。
例1
A：这是一个好兆头。
B：这是一个很好的兆头。
分析：关于这个例子，哪种表述更有力量，在我们内部讨论的时候出现了不同的观点。部分同事认为在性质形容词前加上诸如“很”、“非常”这类的程度修饰词会更有力度。反复咂摸后，我更倾向于第一种表述，短句的力量耐人寻味。
例2
A：根据检索的数据，截止到2019年12月31日，A公司已经累计申请了700多项专利。
B：截至2019年12月31日，A公司累计申请专利712项。
分析：在专利分析报告中，第一章通常会给出检索条件、检索范围和数据，因此，无特殊声明时，分析报告中的数据均依据检索结果，在报告中无需再次声明；同时，数据应尽可能给出准确数字。
打造语言质感的规则：
Rule 6：用精炼的信息化语言
最后用一张表，总结一下商务写作的六大步骤和对应的写作规则。
相关阅读：
来源：IPRdaily中文网（iprdaily.cn）
作者：张艳 科慧远咨询
编辑：IPRdaily王颖 校对：IPRdaily纵横君
点击图片，查看专题详情！
「关于IPRdaily」
IPRdaily是具有全球影响力的知识产权媒体，致力于连接全球知识产权与科技创新人才。汇聚了来自于中国、美国、欧洲、俄罗斯、以色列、澳大利亚、新加坡、日本、韩国等15个国家和地区的高科技公司及成长型科技企业的管理者及科技研发或知识产权负责人，还有来自政府、律师及代理事务所、研发或服务机构的全球近100万用户（国内70余万+海外近30万），2019年全年全网页面浏览量已经突破过亿次传播。
（英文官网：iprdaily.com 中文官网：iprdaily.cn）
本文来自IPRdaily中文网（iprdaily.cn）并经IPRdaily.cn中文网编辑。转载此文章须经权利人同意，并附上出处与作者信息。文章不代表IPRdaily.cn立场，如若转载，请注明出处：“http://www.iprdaily.cn/”
